Laatst bijgewerkt: 05-09-2023

Privacy statement Studievereniging Mundus

Toegang tot en bewaring van gegevens

Wij verzamelen verschillende gegevens van onze leden. Deze gegevens zijn noodzakelijk voor het uitvoeren van onze dienstverlening. Je verstrekt jouw gegevens aan ons via het inschrijfformulier ter inschrijving als lid van de vereniging, en via de activiteitsformulieren ter aanmelding van activiteiten en reizen. Deze formulieren vul je zelf in. Sporadisch vragen wij om extra informatie. Ook deze informatie bewaren wij. De gegevens worden opgeslagen in Conscribo en Google Drive. Het bestuur heeft toegang tot jouw gegevens; dit omdat de gegevens als voor hen relevant worden geacht. Soms heeft echter een commissie ook toegang tot voor hen relevante gegevens. Denk hierbij aan een inschrijving voor een door hen georganiseerde activiteit. Zowel Google Drive als Conscribo voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Bij uitschrijving van de vereniging worden de meeste gegevens verwijderd. Enkel je achternaam wordt bewaard.

Gebruik van gegevens

Voor- en achternaam
Om onderscheid te maken tussen leden bij inschrijvingen, en om jouw lidmaatschap te bevestigen bij deelname aan activiteiten.

Emailadres
Om contact met je op te nemen. Denk aan uitnodigingen, mededelingen en ter bekendmaken van de uitschrijvingsdeadline.

Mobiele nummer
Om contact met je op te nemen in geval van nood en bij vragen of onduidelijkheden.

Geboortedatum
Jouw leeftijd is van wettelijk belang voor de vereniging.

Opleiding
Ter handhaving van het verplichte aandeel studenten geografie, planologie en milieu, en de relevante masteropleidingen.

Studentnummer
Voor het aanvragen van eventuele subsidies.

Bankrekeningnummer
Om het lidmaatschapsgeld van 10 euro af te schrijven, jaarlijks, en indien je akkoord gaat met een andere incasso bij bijvoorbeeld deelname aan een activiteit.

Nieuwsbriefvoorkeur
Om ervoor te zorgen dat we de maandelijkse nieuwsbrief alleen naar de leden die dat willen sturen.

Kopie reisdocument
Mocht je meegaan op een van de reizen, gebruiken wij een kopie van jouw reisdocument om tickets of overnachtingen te boeken. Binnen een maand na de reis wordt deze kopie permanent verwijderd. Kopieën van reisdocumenten zijn expliciet niet toegankelijk voor commissies en zijn dus alleen voor het bestuur toegankelijk.

Voor sommige activiteiten worden extra gegevens verzameld, welke niet zijn besproken in dit privacy statement. Deze gegevens zullen op dezelfde manier worden verzameld en verwerkt. U dient deze gegevens altijd zelf in, bijvoorbeeld bij inschrijving voor een activiteit.

algemene ledenvergadering

Bij de algemene ledenvergaderingen van Studievereniging Mundus worden notulen gemaakt. Ook wordt de alv opgenomen om de Secretaris te ondersteunen bij het uitwerken van deze notulen; voor dit laatste wordt ter plekke toestemming gevraagd. Je mag dit dus weigeren. De notulen worden hoe dan ook gemaakt. Wel is het mogelijk om jouw naam uit de notulen te laten; jouw uitspraken worden alsnog genotuleerd. Mocht je anoniem in de notulen willen verschijnen, geef dit dan voor de start van de alv aan door een mail te sturen naar info@mundusnijmegen.nl

WhatsApp groepen

Soms wordt er een WhatsApp groep aangemaakt voor een activiteit, denk bijvoorbeeld aan de reizen. Wij vragen bij inschrijving voor deze activiteit om toestemming voor het toegevoegd worden aan deze groep(en). Je kan deze toestemming altijd later intrekken door een mail te sturen naar info@mundusnijmegen.nl.

Foto’s en video’s

Op de meeste activiteiten worden foto’s gemaakt door een bestuurslid. Deze foto’s worden op de website geplaatst op een pagina die enkel voor leden en donateurs toegankelijk is. De foto’s worden, voorafgaand aan de afgeschermde publicatie, gefilterd door een bestuurslid. Ongepaste foto’s worden niet gepubliceerd. Mocht je het alsnog niet eens zijn met de publicatie van een foto? Je hebt te allen tijde het recht deze te laten verwijderen. Stuur in dit geval een mail naar info@mundusnijmegen.nl.

Foto’s en video’s kunnen ook geplaatst worden op de sociale mediakanalen of op een openbare pagina van de website van Studievereniging Mundus. Deze kanalen zijn openlijk toegankelijk. Foto’s en video’s worden extra aandachtig gefilterd voorafgaand aan de publicatie op sociale media. Mocht je het alsnog niet eens zijn met de publicatie van een foto of video? Je hebt te allen tijde het recht deze te laten verwijderen. Stuur in dit geval een mail naar info@mundusnijmegen.nl.

De gemaakte foto’s worden soms gebruikt in het MundusMagazine. Dit is een fysiek tijdschrift. Mocht je niet voor willen komen in dit tijdschrift, maak dit dan bekend voorafgaand aan de start van het academisch jaar. Indien je je tijdens een academisch jaar inschrijft, maak dit dan duidelijk voorafgaand aan deelname aan jouw eerste activiteit bij Studievereniging Mundus. Je kan dit kenbaar maken door een mail te sturen naar info@mundusnijmegen.nl.

Tijdens elk lustrumjaar wordt er een almanak uitgebracht. Hierin worden ook foto’s geplaatst. Mocht je geen foto van jezelf in deze almanak willen, laat dit dan weten voorafgaand aan het lustrumjaar door een mail te sturen naar info@mundusnijmegen.nl.

(Oud-)bestuurs- en commissieleden

Op de website staan de namen en foto’s van (oud-)bestuurs- en commissieleden. Deze gegevens zijn openbaar toegankelijk. Mocht je moeite hebben met het feit dat deze gegevens op de website staan, stuur dan een mail naar info@mundusnijmegen.nl.

Oud-bestuursleden krijgen speciale uitnodigingen, denk hierbij aan een uitnodiging voor de constitutieborrel. Mocht je oud-bestuurslid zijn en geen mails meer willen ontvangen? Maak dit dan kenbaar door een mail te sturen naar info@mundusnijmegen.nl

Derde partijen

Ter nastreving van de statutaire doelen van de vereniging, werkt Mundus samen met derde partijen. Indien noodzakelijk voor de uitvoering van de dienstverlening, kunnen gegevens met deze partijen gedeeld worden. Het gaat hier hooguit om een lijst met namen, leeftijden en emaildressen.

Inzien en aanpassen van gegevens

Indien je jouw gegevens wenst in te zien of aan te passen, kun je contact opnemen met de Secretaris door een mail te sturen naar info@mundusnijmegen.nl.

Meldplicht datalek

Bij een datalek heeft Studievereniging Mundus meldplicht. In het geval van een datalek, zoals het onrechtmatig verspreiden van persoonsgegevens, zal Studievereniging Mundus dit laten weten aan alle betrokkenen. Je wordt dan op de hoogte gesteld middels een mail, binnen drie werkdagen na het plaatsvinden van het lek.

Bezwaar maken

Tegen het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens kun je bezwaar maken door een mail te sturen naar info@mundusnijmegen.nl. Indien de grond van Studievereniging Mundus zwaarder weegt dan het bezwaar, kan Studievereniging Mundus ervoor kiezen het verzamelen en verwerken van de persoonsgegevens voort te zetten.

Aanpassing aan het privacy statement

Indien het privacy statement wordt aangepast, wordt u hiervan op de hoogte gesteld middels een mail. Een uitzondering hierop is de verbetering van zet- spel- en stijlfouten. Het privacy statement is aan verandering onderhevig; leden dienen deze daarom regelmatig raad te plegen.

Vragen

Indien je vragen hebt over dit privacy statement, neem dan contact op met de Secretaris door een mail te sturen naar info@mundusnijmegen.nl.