XVIIIe zoekt XIXe: Secretaris

Daaaaaaaames en heren, het is mij een eer, en een waaaaaaar genoegen… Om wat te mogen vertellen over de functie Secretaris binnen het bestuur van Mundus!

Met name die eerste kreet zul je aan het begin van het bestuursjaar meerdere keren horen. Het is een kreet die op zogenoemde Constitutieborrels wordt omgeroepen. Elke studievereniging heeft een eigen Constitutieborrel, waar je voor uitgenodigd kan worden om kennis te maken te maken met het betreffende bestuur. Je gaat dan langs met je hele bestuur en maakt daarbij ook kennis met de andere besturen. Maar goed, dit is randinformatie, even terug naar het werk als Secretaris bij Mundus.

Als Secretaris ben je de rechterhand van de Voorzitter. Zo beheer je het ledenbestand van de vereniging. In dit bestand staat iedereen die lid is van de studievereniging. Dit bestand dien je bij te houden, bijvoorbeeld bij in- en uitschrijvingen. Er zijn slechts twee personen die in dit ledenbestand mogen kijken: jij als Secretaris en je Penningmeester. Samen met hem/haar verzorg je de inning van de contributie aan het begin van het collegejaar.

Naast het ledenbestand ben je verantwoordelijk voor de notulen tijdens bestuursvergaderingen en algemene ledenvergaderingen. Je houdt dan schriftelijk bij wat er wordt gezegd (en door wie) en welke beslissingen er worden genomen. Dit klinkt als veel werk om elke week weer te moeten doen, maar je merkt vanzelf dat het steeds sneller gaat. Daarnaast houdt het je attent tijdens vergaderingen omdat je telkens aan het opletten bent wat er wordt gezegd en behandeld.

Verder ben je verantwoordelijk voor de communicatie binnen de vereniging. Je beheert de algemene mailbox van de vereniging en je bent verantwoordelijk voor het bijhouden van de site. Je staat dan ook in nauw contact met de Commissaris Interne Betrekkingen en de Commissaris Externe Betrekkingen die informatie aanleveren die jij op de website mag plaatsen. Daarnaast verzorg je de tweemaandelijkse MundusMail, waarin wordt teruggeblikt/vooruitgeblikt naar activiteiten van Mundus. Verder plaats je de foto’s op de site na activiteiten die je gemaakt hebt met de camera van Mundus.

Als laatste ben je verantwoordelijk voor verschillende sociale mediakanalen. Zo beheer je de Facebookpagina, welke wordt ingezet als belangrijkste communicatiemiddel bij het aankondigen van activiteiten en meldingen met betrekking tot de vereniging. Daarnaast beheer je het Snapchatprofiel van de vereniging, waarbij je Snaps maakt ter promotie van activiteiten. Daarnaast worden ook sfeerbeelden tijdens activiteiten via Snapchat gedeeld.

Al met al heb je als Secretaris een veelzijdige functies, waarbij je verantwoordelijk bent voor verschillende aspecten binnen de vereniging. Lijkt het jou leuk om de Secretaris van het XIXe bestuur te worden? Of ben je benieuwd wat ik zoal doe op een dag? Trek me dan aan mijn mouw of stuur me een berichtje, dan plannen we een (half) dagje in waarbij ik laat zien wat je doet als Secretaris bij Mundus op een dag! Daarnaast nodig ik je van harte uit om naar de bestuursvoorlichting te komen donderdag 14 maart in de pauze!

 

Lieve groetjes,

Tycho Paulissen

Secretaris 2018-2019

Geef een reactie