XVIIIe zoekt XIXe: Penningmeester

Hoewel wij ons nu ‘déstatutair’ voorstellen maakt dat voor de penningmeester bij een vijfkoppig bestuur niet uit, je bent toch altijd de derde! Voor mij dus geen verrassing wanneer ik mijn zegje mocht doen!

Als penningmeester heb je van al je bestuursleden het meest duidelijk voor ogen wat precies je taken zijn. Het penningmeesterschap houdt namelijk in dat je je met alles bezig houdt wat met geld te maken heeft. Je start het jaar met het opstellen van een begroting en gedurende het jaar hou je je bezig met het innen van de contributie, mensen achter de broek aan zitten om te betalen voor de activiteiten en het op tijd doen van betalingen voor bijvoorbeeld de reizen. Als laatste maar zeker niet het onbelangrijkste, ontferm je je als Master of Coin over de kas en boekhouding. Op het eerste gezicht klinkt dit misschien saai en ongrijpbaar dus zal ik proberen een kijkje in de keuken van de ‘pennie’ te geven.

Hoewel je als penningmeester op de een of andere manier wel betrokken bent bij elke commissie, is je rol toch overal anders. Je stelt met (bijna) elke commissiepenningmeester een begroting op, maar verder verschillen de commissies natuurlijk stuk voor stuk. Bij de reizen ben je al vroeg op de hoogte over wat de plannen zijn en probeer je snel te reageren op ideeën, met het budget in het achterhoofd. Soms is dat heel moeilijk en moet je mensen teleurstellen, maar soms kun je ze ook blij maken als er nog ruimte over is op de begroting. Zo rond november liggen de eerste zaken vast en mag je alle betalingen in orde gaan maken. Daarna is het belangrijk dat de resterende betalingen op tijd binnen zijn bij de hotels en reismaatschappijen. Ook op reis mag je nog even aan de bak. Er moet dan nog een laatste betaling worden gedaan voor bijvoorbeeld een museumbezoek, een kroegentocht of drankjes bij een gezamenlijk diner.

Bij het Mundusweekend ben je eigenlijk bij twee weekenden betrokken, degene in het jaar dat je bestuur bent en die van het jaar na je. Bij het eerste weekend voer je de betalingen uit en help je mee met de commissie en verkoop je muntjes. Bij het weekend dat na je boekjaar valt, ben je wel verantwoordelijk voor het opstellen van de begroting samen met de commissiepenningmeester, met de Intern de locatie zoeken, goedkeuren, boeken en aanbetalen.

Bij de Ontspanningscommissie is je voornaamste taak aangeven hoeveel budget er al gebruikt is bij de borrels en zorgen dat de kosten die de commissieleden declareren spoedig weer terugbetaald worden. Bij de barbecue en cantus zorg je dat je betaalt aan de locatie en slager enerzijds en voor het bier anderzijds. Ook ben je bij deze activiteiten verantwoordelijk voor de inkomende betalingen, deze hou je goed bij zodat je precies weet wie wat nog moet betalen.

Ook komt elke week een brief binnen met de afschriften van de bank met alle transacties van die week. Deze dienen verwerkt te worden in het boekhoudprogramma. Omdat daar ook je begroting instaat, weet je precies wat er op welke post je moet oppassen en op welke juist niet en dus nog geld mag worden uitgegeven!

Ik hoop hiermee een kijkje gegeven te hebben over wat het penningmeesterschap inhoudt. Het zijn niet altijd de meest zichtbare taken en de rest van het bestuur verklaart je soms voor gek als je je twee uur vastbijt in die ene cent die niet klopt in conscribo. Het is werk wat zeer secuur moet worden gedaan. Maar ik doe het heel graag voor deze vereniging! Heb je nou nog vragen? Wil je een keertje zien hoe de boekhouding er uit ziet? Bij deze nodig ik je graag uit om eens een keertje mee te lopen!

David van Gils

Penningmeester 2018-2019

Geef een reactie